Tus facturas no necesitan amor; necesitan OCR. Más margen, menos horas perdidas.

La guía exprés para hostelería que quiere controlar costes sin vivir pegada a Excel.

Lucía es la gerente de un pequeño grupo de restaurantes. Sus días se alargan con turnos que no terminan, proveedores que cambian precios sin previo aviso, y una montaña de facturas que parece un Jenga a punto de caerse. Domingo, 00:37. Café frío. Teclea cifras en la oscuridad porque “si no lo hago hoy, mañana me come la caja”. ¿Te suena familiar?

Un día, le mostraron algo que le cambió la vida: no es necesario introducir las facturas a mano. Con una simple foto, el OCR las lee y los datos vuelan directamente a contabilidad. Sin dramas. Sin sumas raras. Y, lo más importante, sin perder el descuento por pronto pago.

Qué hace el OCR con tus facturas (y por qué te conviene hoy)

• Convierte imágenes de facturas en datos editables. Ya sea una foto, PDF o escaneo. Si la imagen es clara, los datos también lo serán.
• Automatiza las cuentas por pagar: proveedor, fecha, número de factura, base, IVA, total, líneas… todo al sistema sin complicaciones.
• Reduce errores. ¡Adiós a esos ceros de más y duplicados que nos vuelven locos!
• Acelera el ciclo: puedes procesar más volumen sin necesidad de contratar más personal. En logística, se han reportado reducciones de hasta el 70% en costes y un 89% en tiempo de procesamiento gracias al OCR. En hostelería, los resultados son similares: menos horas perdidas y más mesas atendidas.
• Obtén datos en tiempo real: toma decisiones rápidas sobre compras, precios y márgenes con información actualizada.

Factura electrónica vs OCR

• Factura electrónica: nace digital y está perfectamente estructurada.
• OCR: digitaliza lo que llega en papel o como PDFs simples.
• Ambos son complementarios. Si muchos de tus proveedores aún envían PDF sencillos o facturas en papel, el OCR es el puente que necesitas hacia la automatización.

La vieja forma vs la nueva (una semana con Lucía)

Vieja forma:

• Lunes: 27 facturas. Dos con números repetidos. Una manchada. Una línea con IVA mal.
• Martes: un proveedor llama: “No veo tu transferencia.” Se pasó el plazo del descuento.
• Jueves: diferencias entre albarán y factura. De nuevo, a revisar todo.

Nueva forma con Guava (guavapp.com):

• Recepción: foto al albarán y a la factura. El OCR extrae los datos y sugiere el proveedor.
• Validación: Guava cruza albaranes, precios y la compra prevista. Si algo no cuadra, te avisa al instante.
• Aprobación en el móvil: solo dos toques. Mantienes las cuentas por pagar al día.
• Fin de semana: recibe un informe de costes por categoría y plato. Mantén tu margen bajo control y cierra rápido desde el TPV y el panel de operaciones.

Checklist para implementar OCR en tu restaurante

• Define un canal único: crea un correo “facturas@turestaurante.com” para que todos los proveedores envíen ahí.
• Estándar de captura: asegúrate de que las fotos sean planas, bien iluminadas, sin sombras y con documentos completos. ¡Evita las arrugas! Puede parecer obvio, pero esto mejora la precisión.
• Nombra responsables: designa quién revisa excepciones (precios raros, IVA fuera de rango, duplicados).
• Activa el cruce 2/3 vías: pedido — albarán — factura. Así evitas pagar de más por errores.
• Etiqueta por proveedor y familia: verdura, carne, bebidas. Guava (guavapp.com) lo centraliza para que puedas analizar márgenes por categoría.
• Mide el ROI: tiempo medio de procesamiento, porcentaje de errores, descuentos aprovechados. Si no lo mides, no se puede mejorar.
• Educa a tus proveedores: pídeles PDFs legibles y facturas electrónicas cuando puedan. Menos ruido, más velocidad.

Consejos rápidos para afinar el OCR

• Evita fotos inclinadas y fondos con texturas.
• Revisa el 100% de los datos en los primeros 7 días y luego puedes bajar a muestreo.
• Define umbrales: si el precio sube más de un 5% respecto a la última compra, que se pida aprobación.

Cierre

Justificación del personaje

Lucía no es una sola persona — es un reflejo de los dueños, gerentes y chefs con los que trabajamos cada semana. Desde cafeterías familiares hasta cocinas de alto volumen, todos enfrentan el mismo desafío: perder horas tecleando facturas y tomando decisiones basadas en datos desactualizados.

Vinculación con la audiencia

Por eso creamos Guava — para que cada gerente de hostelería pueda automatizar el procesamiento de facturas, tener cuentas al día y cuidar el margen sin tener que quedarse hasta tarde revisando papeles.

Llamada a la acción

Descubre cómo Guava puede transformar la gestión de tu restaurante — ¡reserva tu walkthrough gratuito de 15 minutos en guavapp.com y empieza hoy mismo!