Control horario en hostelería: cómo gestionar el registro de jornada sin pausar el servicio

De libretas sudadas a una app de fichajes en tu TPV: menos sanciones, más productividad

Lucía abre el bar a las 7:15, lista para un nuevo día. Cafés humeantes, tickets que no paran de salir, y camareros atendiendo a dos mesas a la vez. Y de repente, un mensaje que revienta la tranquilidad del mediodía: “¿Quién cubrió la terraza anoche? No aparece en el Excel.” Silencio abrumador. Un sudor frío recorre su frente. Desde 2019, el registro de jornada es obligatorio en España, y las sanciones pueden oscilar entre 626 y 6.250 euros. Lucía lo sabe muy bien. También es consciente de que si depende de una libreta arrugada, el sistema puede fallar en el momento más crítico.

Te suena, ¿verdad? Turnos que cambian a última hora, fichajes tardíos porque “había cola” y esas horas extras que nadie tiene en cuenta. Eso no solo afecta la caja, sino que también puede empañar el ánimo del equipo.

Aquí te traigo una forma totalmente nueva de hacerlo sin frenar el ritmo del servicio.

El viejo método vs la nueva manera

Antes:

• Libreta en la barra. Hojas perdidas y WhatsApps a las 23:40.
• Un Excel lleno de errores. Nadie se preocupa por actualizarlo a tiempo.
• Miedo cuando aparece la Inspección: “¿Dónde están los fichajes diarios?”

Ahora:

• App de fichajes integrada directamente en tu TPV.
• Un toque y listo: entrada, pausa, salida.
• Informes claros para nóminas y, si hace falta, para la Inspección.

Con Guava (guavapp.com), el control horario se hace exactamente donde sucede la acción: en el bar, en la cocina, en el TPV. Sin complicaciones. Sin excusas.

Pasos para implementarlo en 7 días

• Día 1: Define reglas sencillas. ¿Quién ficha? ¿Cuándo? (entrada, pausa, salida) y qué hacer si alguien olvida fichar.
• Día 2: Activa el registro de jornada en Guava (guavapp.com) y crea los usuarios con PIN. Coloca el punto de fichaje junto al TPV.
• Día 3: Realiza una mini formación de 8 minutos con el equipo. ¡Haz una demostración real, fichando con una mesa esperando!
• Días 4-5: Revisa el primer informe diario. Corrige olvidos y discute ejemplos claros para el cambio de turno.
• Día 6: Ajusta los turnos predefinidos (desayuno, comida, cierre) para que el fichaje refleje la realidad.
• Día 7: Exporta el primer resumen semanal. Guárdalo y disfruta de una buena noche de sueño.

¿Parece complicado? En absoluto. Más difícil es lidiar con papeles por todos lados.

Consejos prácticos que funcionan en restaurantes

• Coloca el fichaje a la vista. La gente tiende a hacer lo que ve.
• Al final del día, dedica 2 minutos a revisar: entradas y salidas deben cuadrar, sin huecos.
• Utiliza turnos predefinidos: 7-12, 12-17, 19-cierre. Así podrás detectar las horas extra reales.
• Define una política de pausas clara. La transparencia genera menos discusiones.
• Descarga y guarda el registro de jornada cada semana. Mantén el orden hoy, y disfrutarás de paz mañana.
• Mide el coste de personal por franja horaria. Así descubrirás dónde se van tus márgenes y dónde te falta equipo.

Lucía notó cambios en tan solo tres semanas: menos horas "fantasma", más puntualidad y un ambiente más equilibrado. Y, sorpresa, la productividad subió. Cuando el control horario es sencillo, el equipo puede enfocarse en lo que realmente importa: brindar un excelente servicio.

Lo que cambia en la caja (y en la cabeza)

• Cumplimiento normativo sin dramas. Desde 2019, fichar es algo que no se puede negociar.
• Menos desviaciones de horas. Más margen por servicio.
• Datos reales para planificar fines de semana, festivos y terraza.
• Un equipo que ve el sistema como un aliado, no como una carga.

Y cuando llega la Inspección, ya no es momento de temer. Abres el informe en Guava (guavapp.com) y sigues atendiendo a la mesa 4.

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[1] Justificación del personaje
Lucía no es solo una persona — representa a los dueños, gerentes y chefs con los que trabajamos cada semana. Desde pequeños cafés familiares hasta cocinas de alto volumen en la ciudad, todos enfrentan el mismo reto: turnos que cambian a última hora, horas sueltas que nadie anota y el constante riesgo de sanciones por no tener el registro de jornada al día.

[2] Vinculación con la audiencia
Por eso creamos Guava — para que cada gerente de hostelería pueda controlar fichajes y turnos desde el mismo TPV, con informes listos y cero papeles, sin poner en pausa el servicio ni vivir con miedo a la Inspección.

[3] Llamada a la acción
Llega a casa antes de las 22:00 — deja que Guava cierre el día por ti. Visita guavapp.com.